社内のメールを営業資産に変える。「かんたん AI パック」で、ナレッジ可視化と営業スピードの変革を実現

お客様の課題

メールベースでの情報管理により、必要な情報を探す際に過去メールを一つひとつ確認する必要があり、検索性と共有性に課題があった。
情報を見つけた後も、関連データを別途ファイルに転記・整理する作業が発生し、ナレッジの一元化ができていなかった。

対応と結果

アイレットの「かんたん AI パック」を導入し、メールを自動収集／構造化する基盤を構築。検索可能な AI チャットボットを社内展開。結果、必要な情報への高速アクセスと即時検索・要約が可能になった。
データの自動仕分け→ストレージ→AI による解析／要約→チャット応答というワークフローにより、手作業での転記や整理が不要に。営業情報の共有・活用がスムーズになり、業務効率とナレッジ活用の質が向上。

株式会社ラクト・ジャパン様は、メールデータを自動収集・構造化し、AI チャットボットを通じて情報検索や要約などの参照を可能にすることで、営業活動のスピードとナレッジ共有の効率化を両立させています。本開発をアイレットが担当いたしました。

社内の営業ナレッジがメールに散在し、情報のブラックボックス化が課題に

株式会社ラクト・ジャパン様（以下、ラクト・ジャパン様）は、「世界を食で繋ぎ、人々を健康に、そして笑顔にする」をパーパスに掲げ、乳原料・チーズ、食肉製品を中心とした食品原料の輸出入、販売、代理・仲介を展開しています。同社は乳原料などの自給率が低い資源を日本市場に安定供給するだけでなく、仕入先と販売先を公平・公正につなぐかけ橋となり、相互に適正かつ有益な取引を実現することを目指しています。

ラクト・ジャパン様では、日々の営業活動に関わる情報を社内ルールに基づき適切に管理し、その過程で発生するメールも重要な情報の一部として蓄積されていました。こうした運用は確立されていた一方で、案件数や情報量の増加に伴い、新しい案件の状況確認や過去の経緯を参照する際には、複数のメールを横断的に確認する必要があり、業務効率の観点で改善の余地がありました。

さらに、重要な情報を共有・活用するためには、一度メールから内容を別ファイルに転記して整理する作業が必要となる場面もあり、ナレッジのブラックボックス化や属人化を防ぎ、組織全体で一貫して活用できる仕組みづくりが求められていました。

こうした背景のもと、ラクト・ジャパン様は業務の効率化と情報共有の高度化を目的に、アイレットにご相談いただきました。

過去のやり取りや関連情報を即参照できるようになり、戦略的な営業活動を後押し

アイレットは、ラクト・ジャパン様が抱える業務運用上の課題感に対し、包括的かつ迅速に解決するソリューションとして、短納期・低価格で生成 AI を導入できるサービス「かんたん AI パック」を提案しました。まず、対象となるメール送信時に CC へ所定のメールアドレスを設定する運用に改め、そこに送られたメールを自動で収集。受信したメールは、クラウド基盤（SendGrid → Google Cloud）経由で取り込み、一時保存後に添付ファイルの分解や内容解析を実施。そして、Vertex AI／Gemini を活用してメール本文や添付ファイルを解析し、顧客名、部署、情報の内容といったタグ付けを行ないデータベースに格納しました。さらに、BigQuery を用いて構造化されたデータを保存し、検索可能な状態に整備しました。

次に、ユーザーインターフェースとして社内向けの AI チャットボットを構築。ここではラクト・ジャパン様が利用している社内認証サービスとの SSO 連携を実装し、セキュアかつスムーズなログイン体験を実現しました。このログイン基盤により、利用者は追加設定不要でチャット画面にアクセスでき、部署を選択した状態での質問や、他部署の情報を含んだ補足回答も可能になっています。検索時には、BigQuery に格納された構造化データから、メール本文の内容や添付ファイルの情報を AI が抽出・要約し、チャット画面上にわかりやすく提示。読み取りが難しい添付ファイルについても、Cloud Storage に保存し、署名付き URL でアクセスリンクを自動表示する仕様としました。

また、運用上の工夫として、SecureMX 経由のメールにおいて文字化けが発生した際には変換処理を導入し、安定運用を実現。さらに、AI 解析に伴い Cloud Run が複数起動してデータが重複保存される課題にも対策を講じ、ロック処理を加えることで信頼性を確保しました。ユーザー体験の向上にも注力し、チャット画面の入力枠にはプロンプト例を初期表示するなど、非 IT 部門の社員でも直感的に使える仕組みとしました。

この導入により、ラクト・ジャパン様では「必要な情報への即時アクセス」が可能となり、従来のように過去メールを確認したり、ファイル整理に時間を割いたりする手間が低減されました。営業チーム内での情報共有も円滑になり、属人化されていたナレッジがチーム全体で活用できる“見える化された資産”へと変化。業務効率の向上だけでなく、対応速度やナレッジの一貫性向上にもつながっています。今後は、他部署への展開も視野に入れ、さらに多くの業務で「かんたん AI パック」を活用し、社内情報の標準化と DX 推進を加速させていく見込みです。

アイレットの「かんたん AI パック」は単なるチャットボットではなく、情報収集・構造化・解析・検索／要約・共有までをワンストップで実現する基盤です。パッケージ化されたサービスのため最短1ヶ月での導入が可能でありながら、業務内容や要件に応じた柔軟なカスタマイズにも対応。情報を“見える化された資産”へと変換することで、業務効率だけではなく、組織のナレッジ活用力そのものを高められます。情報の散在や属人化、検索性の低さといった課題を抱えるお客様は、まずはアイレットへご相談ください。クラウドおよび生成 AI の導入から運用設計までを一貫して支援してきた経験を活かし、貴社に最適な DX 基盤の構築をお手伝いいたします。